Правила уничтожения документов

0
29

В ходе деятельности каждой организации накапливается огромное количество различных документов, которые имеют разные сроки хранения. По истечению данных сроков документы подлежат уничтожению, которое должно осуществляться по определенным правилам. Поэтому вопрос о правильном и своевременном уничтожении документов является актуальным для большинства предприятий и организаций.

Многие предприятия предпочитают обращаться для осуществления уничтожения документов к сторонним организациям, которые предоставляют услуги на платной основе. Например, уничтожение документов здесь https://vtorcom.ru/unichtozhenie-dokumentov. Но, при желании, можно справиться и своими силами, если досконально изучить все нюансы этого процесс.

Существует единый порядок уничтожения документов (в том числе и бухгалтерских, и кадровых) как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Подлежа уничтожению документы, к которых истек срок хранения, и которые утратили практическое значение. Об уничтожении документов составляется специальный акт установленной формы под названием «Акт о выделении уничтожению документов, не подлежащих хранению. Срок хранения у всех документов разный, и зависит от вида и типа документов. Данный срок устанавливается нормативно-правовыми актами. В некоторых случаях этот срок фиксированный, в других – может быть изменен по решению руководства организации. Но перед тем, как уничтожить документы, в любом случае нужно убедиться, исходя из положений нормативных актов, что срок хранения документов истек и они подлежат уничтожению. Подавляющее большинство документов имеет срок хранения 5 лет.

Дела можно включать в акт на уничтожение, если срок их хранения закончился на 1 января года составления акта. Акт составляется согласно требований, предусмотренных законом и подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. В акте делается отметка о согласовании экспертной комиссией организации (должно быть проведено заседание, и составлен протокол). Также есть определенный порядок утверждения акта, соблюдение которого тоже очень важно.

Уничтожаются документы либо самостоятельно (например, дела можно сжечь или применить уничтожитель бумаги, но это не всегда безопасно и может занять длительное время), но этот способ подходит только для небольших организаций с небольшим объемом документов. В основном дела передаются для утилизации и дальнейшей переработки в специализированные организации, что оформляется актом приема-передачи или накладной.