Что представляет собой электронный документооборот?

0
224

Документооборот – это определенный свод правил, который регламентирует правильное ведение документов в той или иной сфере деятельности.

С приходом компьютеров документооборот приобрел новое ответвление, и появились документы в электронном виде. электронный документооборот – это модифицированный вид документооборота, деятельность которого происходит на компьютере в электронном виде.

Электронный документооборот имеет свои виды и классификации, разделение которых происходит исходя из многих факторов:

1. Документооборот в производстве.

2. Документооборот в управлении.

3. Документооборот в бухгалтерии.

4. Кадровое делопроизводство.

Перечислять виды можно до бесконечности, потому что сфер деятельности, в которых используют делопроизводство большое количество.

Деятельность современного человека очень напряженная, поэтому электронный документооборот имеет свои преимущества. К преимуществам ведения документооборота в электронном виде в первую очередь относиться большая экономия времени. Автоматизированные системы делают удобное расположение папок с файлами и документами. Большой архив не позволит вам найти необходимый документ очень быстро. Электронный документооборот – это упорядочное ведение документации и быстрый поиск, благодаря автоматизированности системы. Следующим пунктом можно назвать такое преимущество, как рациональное место использования помещения. Вспомните, как выглядят архивы прошлого. Огромный склад с железными выдвижными ящиками, которые хранят документы. Этакий лабиринт сводок. Современный электронный документооборот предоставляет возможность использовать свободное место под другие нужды. Для современного архива необходимо место только под технику, на которой храниться информация. Следующим преимуществом можно назвать то, что руководство может следить за документом, не выходя из кабинета. В электронном варианте статус документа легко отследить. И преимущество, которое можно отнести к новым возможностям технологий. Документы, которые хранятся в электронных архивах, можно копировать. Тем самым обезопасив хранение.